Con una anticipación de por lo menos un mes previos a la fecha tentativa de la visita, debe dirigirse a la secretaría de la Estación Biológica, ubicada en el Instituto de Zoología Agrícola de la Facultad de Agronomía de la UCV,  Maracay, Edo. Aragua (en horario de oficina) para hacer entrega de los siguientes requisitos:

Correspondencia al Jefe de la Estación Biológica, en la cual se deben especificar: Las fechas; el motivo de la visita, cronograma de actividades y el listado de las personas participantes.